Filiale du groupe SNCF et du groupe Accor, Orfea est une véritable chaîne hôtelière interne de la SNCF inspirée des normes “deux étoiles”. Elle fournit un hébergement à tous ses salariés en déplacement professionnel (roulant et non-roulant). Ses 300 employés gèrent 55 résidences modernes, situées au cœur des villes et proposent l’accès à un réseau de plus de 600 hôtels partenaires de 1 à 4 étoiles, à prix négociés. Depuis 2003, Orfea a assuré plus de 18,5 millions de nuitées. Bien entendu, ces services sont disponibles via des sites web sécurisés.
Pour gérer toutes ses activités, l’entreprise a vécu une révolution en 2017/2018 en passant de centaines de tableurs Excel avec macro-fonctions au SaaS Anaplan.
Afin d’assurer la cohérence comptable globale, un datawarehouse Accor récupère et centralise toutes les données. Il réalise aussi toutes les fonctions traditionnelles d’analyse informatique. «Cependant, cette installation ne produit pas de statistiques. C’est pourquoi nous avons créé notre propre datawarehouse,» explique Elodie Goulas, responsable du contrôle de gestion chez Orfea. «Un datawarehouse sous Microsoft SQL Server pour la statistique est alimenté par notre logiciel de réservation de nuitées. Donc, avec une information fiable. Puis, nous réalisons des extractions depuis ce datawarehouse via des scripts ou formules Olap dans des tableurs Excel. Ces informations sont alors retravaillées et triturées de diverses manières, avec de forts risques de perdre en fiabilité.»
Des tableurs Excel de plus en plus paralysants.
«Sous Excel, nous devions travailler avec des fichiers de plus en plus lourds, car les données étaient éclatées dans de très nombreux tableurs avec de multiples formules, et des macros permettant d’automatiser l’ensemble pour essayer de maintenir une cohérence,» relate la responsable du contrôle de gestion. «La taille des fichiers devenait problématique non seulement pour les utiliser, mais aussi pour les communiquer et les modifier. Par ailleurs, il nous fallait attendre beaucoup de temps pour que l’information soit traitée et finisse par s’afficher. Sans oublier les problèmes de maintenance, et le temps passé à vérifier les résultats automatisés, qui se révélaient régulièrement erronés.»
Lors de l’élaboration budgétaire en 2017, chacune des 55 résidences devait établir autant de versions de son budget que d’axes d’analyse: tarif, taux d’occupation, etc. Outre les problèmes de fiabilité, la lourdeur du processus (patches, macros, rafraîchissements …) s’avérait pénible et chronophage.
Orfea Choisit Anaplan
Mi 2017, Orfea décide donc d’optimiser ses processus, de délester les employés concernés (contrôleur de gestion, responsables des résidences…) de ces tâches rébarbatives, et d’opter pour un outil qui leur permettrait d’aller plus loin.
«Accor avait déjà étudié Anaplan pour des budgets prévisionnels. Ses spécialistes en sécurité avaient même tenté de hacker le logiciel, et Anaplan avait été le seul qui ait pu leur résister. Ce qui représente un atout considérable pour le groupe,» confie Elodie Goulas. «Nous avons donc testé la solution parmi d’autres outils. Au final, Anaplan a réalisé la meilleure démonstration et s’est montré apte à être utilisé par les métiers sans qu’ils aient à dépendre de la DSI. Enfin, il proposait la meilleure couverture fonctionnelle par rapport à nos besoins.»
Trois employés du contrôle de gestion sont nommés Administrateurs Anaplan, et l’utilisent tous les jours, y compris pour développer de façon autonome diverses fonctions complémentaires. La solution est par ailleurs utilisée par 50 collaborateurs d’Orfea.
Keyrus et sa démarche agile à la manœuvre
Pour disposer des compétences nécessaires et se faire accompagner par des spécialistes, Orfea a fait appel à la société de conseil et d’intégration Keyrus, spécialiste en analytique et en data-science. Un partenaire qui l’avait déjà accompagné sur plusieurs projets. Dans un premier temps, il a fallu réaliser un export manuel des données dans Anaplan, avant automatisation.
«Nous avons choisi une approche consistant à transférer les compétences nécessaires vers nos équipes métiers pendant le prototypage,» précise la responsable du contrôle de gestion. «Le problème majeur consistait à dégager le temps nécessaire pour intégrer toutes ces nouveautés et ces automatismes. Il fallait consacrer du temps à ce projet, malgré une charge de travail continu importante.»
Une approche que le prestataire a déjà déployée auprès de diverses entreprises et qui a prouvé son efficacité. «L’activité spécifique d’Orfea repose sur des modèles complexes que nous avons dû assimiler,» reconnaît Valérie Frankiel, directrice générale adjointe et associée chez Keyrus. «Nous avons privilégié la co-construction du projet avec les utilisateurs métier, ce qui représente un atout intéressant avec Anaplan afin que les utilisateurs deviennent autonomes. Certes, cela représente un investissement humain au départ, mais se révèle très payant par la suite. Même sans compétences informatiques, une équipe de contrôle de gestion peut tout à fait devenir autonome sous Anaplan.»
Neuf mois pour une solution plébiscitée par les utilisateurs
En septembre 2017, le projet est lancé et découpé en plusieurs lots. «Keyrus nous a accompagnés dans le cadre d’une méthode agile, étape par étape. Afin de prendre en compte l’appréhension des utilisateurs, ils nous ont aidés à mettre en place une conduite du changement qui s’est avérée plus simple en compartimentant le projet pour les faire assister à divers ateliers,» rapporte Elodie Goulas. «Après que les premiers utilisateurs ont adhéré au projet (Lille et Toulouse, au départ), il a été plus facile à leurs collègues des autres régions de s’intégrer.»
La première partie du projet porte sur les résidences. Une réalisation qui aboutit en six mois. Puis, les équipes s’attaquent au développement de la partie Hôtels, autre activité importante chez Orfea. En effet, il n’est pas pertinent ni rentable d’ouvrir les résidences partout sur le territoire.
Les premiers retours des utilisateurs métier sont extrêmement positifs. «Il y a eu un réel effet Wahoo: élaboration budgétaire grandement simplifiée et fiable, statistiques évoluées et immédiates sur le budget, intégration des frais de personnels (nouveauté). Et au fur et à mesure, nous avons intégré de nombreuses fonctionnalités que nous n’avions jamais réalisées sous Excel,» apprécie la responsable du contrôle de gestion.
En avril 2018, soit six mois après le début du projet, les premiers budgets Résidences sont en production. Et le développement de la partie Hôtels se poursuit avec un consultant, tandis qu’Orfea termine les formations des responsables de résidences et réalise quelques ajustements.
L’équipe de projet est composée d’employés du contrôle de gestion, et d’un comité de pilotage incluant la direction des opérations et consultant régulièrement de la DSI. En effet, le projet démarre avec un système d’information existant. De plus, la DSI d’Accor a déjà utilisé Anaplan, ce qui peut s’avérer utile.
Le développement de la partie Hôtels est réalisé en moins de trois mois, pour un projet qui aura finalement duré neuf mois.
Le contrôle de gestion devient un allié
«Les utilisateurs sont ravis et conquis: rapidité, transparence, finis les échanges de fichiers… Cerise sur le gâteau: Microsoft Teams permet même une prise en main à distance pour les accompagner directement sur leur poste de travail,» rapporte la responsable . «La simplicité et la performance d’Anaplan permettent à nos équipes de tester plusieurs scénarios avec l’assurance que le résultat sera fiable. Mieux encore, les responsables de résidences peuvent réaliser des comparaisons pour mesurer leur établissement à d’autres résidences dans le but de dégager des pistes d’amélioration. Au final, les utilisateurs sont rassurés et heureux de disposer d’un outil plus simple, plus robuste, plus beau et plus ergonomique. Anaplan se révèle même être un atout lors de nos recrutements, car nous leur décrivons des postes plus professionnels et plus stratégiques, plus proches du terrain, avec moins de tâches fastidieuses.»
Valérie Frankiel confirme: « les outils d’Anaplan permettent aux utilisateurs de consacrer du temps au point de vue stratégique, et pas uniquement à produire des chiffres. Aujourd’hui, d’autres départements de l’entreprise sont intéressés, conscient du fait que le pilotage de la performance supprime les silos et favorise la collaboration et la communication.»
Une situation qui amène aussi les intéressés à multiplier les demandes, avec un bouche-à-oreille qui accentue encore le phénomène. «Aujourd’hui, les équipes peuvent se parler, collaborer, exprimer des demandes,» se félicite Elodie Goulas. «Le contrôle de gestion est devenu une aide, et non plus une contrainte.»
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