Deuxième acteur bancaire en France, le Groupe BPCE (Banque populaire/Caisse d’Epargne) emploie 105 000 collaborateurs au service de 36 millions de clients dans le monde (particuliers, professionnels, entreprises, investisseurs et collectivités locales). Outre la banque de proximité et l’assurance avec Banque Populaire, Caisse d’épargne et la Banque Palatine, la société est aussi présente au niveau mondial avec Natixis.
Au sein de l’organe central, la direction du pilotage de la performance du Groupe assure le pilotage des performances du Groupe BPCE.
Pour effectuer ce pilotage financier, l’entreprise a choisi l’outil Anaplan en 2016, et l’a déployé totalement en 2018.
«Anaplan est notre plateforme de référence pour le pilotage des performances du groupe sur les trois axes rentabilité, solvabilité et liquidité. Le dispositif couvre de nombreux domaines: le pilotage financier, le capital management, l’allocation des fonds propres aux activités et leur rentabilité, l’analyse des frais de gestion et des ressources, la rentabilité des crédits, etc.» explique Christophe Lebrun, responsable du pilotage de la plateforme Vision/Anaplan à la direction du pilotage de la performance du Groupe BPCE.
Consolider et fiabiliser les données financières du groupe et des filiales
En 2015, la société lance une réflexion sur l’évolution de ses outils de pilotage. À l’époque, de nombreux outils cohabitent, fruits des évolutions informatiques historiques et de la fusion des réseaux Banque Populaire et Caisse d’Epargne. L’objectif consiste à doter le groupe d’un outil unique automatisé, et sécurisé, reposant sur des processus homogènes pour le pilotage financier.
«Nous recherchions un produit fédérateur et collaboratif (workflow) avec la possibilité d’automatiser le sourcing à partir de nos entrepôts de données. Il devait aussi répondre aux besoins de pilotage du groupe, compte tenu d’un contexte économique de plus en plus incertain, nécessitant un pilotage très rapproché, et d’exigences réglementaires très fortes. L’outil devait également pouvoir être pris en main et utilisé facilement par les filières contrôle de gestion/finance avec extension possible sur d’autres cas d’usage,» se souvient Christophe Lebrun. «Il nous fallait une solution puissante et sécurisée, car il s’agissait de consolider les résultats financiers du groupe, donc des informations sensibles. Nous souhaitions aussi disposer d’une vision approfondie des performances du groupe tout en réduisant les délais de production des résultats. Par ailleurs, nous recherchions une solution efficiente, ergonomique, et avec un potentiel d’évolution significatif.»
En 2016, l’organisation lance des ateliers de prototypage (ou POC pour Proof of Concept) avec les offres de plusieurs éditeurs intégrant des directeurs financiers et une équipe centrale. Finalement, la BPCE porte son choix sur Anaplan qui s’avère la solution la plus complète pour répondre au cahier des charges.
En parallèle, les travaux sont également menés afin d’homogénéiser les référentiels de données et de remettre à plat les processus pour une meilleure efficacité dans les différentes entités du groupe.
Fin 2016, Anaplan est testé à travers un premier modèle et mis en œuvre pour le budget 2017. «Pour nous il s’agissait de lancer un premier projet rapidement gagnant et exemplaire (Quick Win) afin de faciliter la prise en main et d’amorcer la dynamique de déploiement. Ce budget 2007 était élaboré en parallèle de celui géré par l’ancien système,» souligne le responsable du pilotage Anaplan. «Toutes les entités du groupe ont donc réalisé leur saisie dans Anaplan, afin d’impliquer l’ensemble de la filière. Et l’opération a été un réel succès.»
Les trois étages de la fusée du pilotage financier à la BPCE
L’architecture de l’application est organisée en trois niveaux: les entrepôts de données des réseaux et filiales ; un socle de données construit pour la solution et qui a pour objet de collecter toutes les informations utiles en provenance des différents datamarts afin de les agréger et de réaliser les mappings nécessaires avec les référentiels communs définis ; et Anaplan qui consomme les données du socle afin d’alimenter les différents modèles.
Jusqu’à fin 2017, les équipes construisent le socle de données et élaborent les différents modèles financiers dans Anaplan. Parmi les 20 modèles déjà disponibles, on retrouve -entre autres: le suivi des frais de gestion sur 98 positions pour toutes les entités du groupe (permettant des comparaisons entre établissements et des optimisations), la consolidation de gestion des arrêtés de résultat ou des atterrissages de résultat, les trajectoires de solvabilité, le modèle Capital Management, la rentabilité des métiers/segments d’activité avec allocation de fonds propres, la rentabilité des crédits…
«Anaplan est utilisé par les établissements au niveau local,» précise Christophe Lebrun. «Par exemple, le compte de résultat et les analyses de résultats sont restitués par Anaplan, puis les comptes de résultat sont consolidés au niveau Groupe tout en conservant la granularité des informations détaillées des datamarts. Cela permet de réaliser des analyses très approfondies.»
Plus de 500 utilisateurs satisfaits
Au départ, le projet a été mené au sein de la filière contrôle de gestion Groupe. Ces équipes ont mis sur pied le référentiel, le corpus normatif commun et les principaux indicateurs, en parallèle de la remise à plat des processus.
Le travail a été réalisé via de nombreux ateliers avec les entités qui ont abouti à la rédaction d’un cahier des charges partagé.
Le groupe compte aujourd’hui entre 500 et 600 utilisateurs d’Anaplan.
«Bien entendu, la solution est beaucoup plus utilisée par la filière Finance mais de plus en plus par la sphère commerciale (pour analyser la rentabilité des crédits, par exemple), les gestionnaires des risques ou les comptables,» assure Christophe Lebrun.
Pendant tout le projet, des opérations importantes d’accompagnement du changement et de formation ont été menées: ateliers de formation en présentiel ou à distance, guides utilisateur et modes opératoires, boîte à idées et questions-réponses interactives. Le tout géré par des équipes dédiées en central.
«Ces mesures d’accompagnement sont la clé de la réussite,» insiste Christophe Lebrun. «Les utilisateurs étaient déjà familiers de la manipulation de tableurs, et le passage sous Anaplan a conduit à une appropriation intuitive et a prouvé sa facilité d’accès, sa simplicité, son ergonomie. L’outil est réellement simple à appréhender, et accessible en saisissant simplement une adresse Internet. De plus, les utilisateurs ont participé activement aux ateliers, au déploiement et aux formations, ce qui a contribué à l’appropriation rapide de l’outil.»
Aujourd’hui, Anaplan est l’outil central unique du pilotage des performances du groupe, arrimé à des sources fiabilisées, alimentant un socle de données central multisources, et respectant les exigences de sécurité et de traçabilité.
«Avec Anaplan, nous disposons d’analyses approfondies sur notre business model, sur ses drivers et sur différents axes d’analyse (rentabilité/solvabilité/liquidité). Nous avons également sécurisé le processus de production des résultats en réduisant les temps consacrés à la production. Les utilisateurs se montrent très satisfaits de la solution, et perdent moins de temps à réconcilier les informations, désormais fiables, cohérentes et calées sur le référentiel comptable. Une fois les modèles chargés, les équipes, en local et en central, disposent de données très granulaires, leur permettant de disposer d’une vision analytique approfondie des performances de leur entité, qu’ils peuvent comparer avec les autres établissements du groupe. Par ailleurs, l’outil permet le traçage des données à travers la constitution de pistes d’audit,» rapporte le responsable de la plateforme. «Ce dernier aspect est primordial, car l’auditabilité est une règle majeure dans le cadre des principes BCBS 239.»
Vers une banque agile pilotée par ses métiers
Avec Anaplan, la BPCE est partie d’une page blanche, via un prototypage dynamique. Grâce à cet outil, les équipes ont tout à la fois optimisé les processus et défini des référentiels communs.
«Si nous définissons un modèle qui ne fonctionne pas exactement comme nous le souhaitions dès le départ, il est toujours possible de le modifier sans tout remettre en question. Il peut être adapté à de nouveaux besoins ou prendre en compte des évolutions réglementaires sans nécessairement lancer un nouveau projet.» affirme Christophe Lebrun «Et surtout, avec Anaplan, on redonne la main aux utilisateurs et à leurs besoins au sein d’équipes agiles et multidisciplinaires (métiers, product owner, model builder, architecte…). Ce qui permet d’organiser les évolutions sur des cycles courts de trois semaines (sprints) au sein d’une organisation agile et de piloter la qualité du produit. Ainsi, l’utilisateur final bénéficie rapidement de son produit (par exemple, un nouveau modèle). Il peut lui-même opérer des évolutions simples sur des tableaux de bord. Le déploiement de la plateforme Anaplan nous a conduits à travailler d’emblée en méthode Agile. Désormais cette approche devient la norme dans l’entreprise.»
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