Créée en 1953, la société financière Edmond de Rothschild, spécialisée dans la banque privée et la gestion d’actifs, est basée à Genève (Suisse).
Après de multiples diversifications, elle décide en 2016 de réunir au sein de la société Edmond de Rothschild Heritage (marque ombrelle) ses activités “Art de vivre”: la production de vin, l’hôtellerie, la restauration et la production de fromages.
«Depuis 2016, le groupe Edmond de Rothschild gère diverses activités dont le pôle vinicole (500 hectares – Médoc, Puisseguin Saint-Emilion, champagnes, Rioja, des vins de Nouvelle-Zélande, d’Afrique du Sud…), le pôle Hospitality (Mont d’Arbois à Megève, 3 hôtels, 8 restaurants et des golfs, et un palace en Espagne…), le pôle Nature (fabrication de brie de Meaux, méthanisation, pépinières…) et la distribution (3 points de vente à Genève et un site de commerce en ligne),» explique Marc Baudemont, directeur financier d’Edmond de Rothschild Heritage. «Soit une vingtaine d’entités juridiques françaises et étrangères et des participations en joint-venture gérées pour un groupe employant 300 collaborateurs.»
De la consolidation annuelle à la consolidation mensuelle
Dès son arrivée, en octobre 2017, au poste de directeur financier chez Edmond de Rothschild Heritage (il sera nommé directeur financier en janvier 2021), Marc Baudemont est chargé de mettre en place des clôtures consolidées mensuelles, et un outil de reporting intégrant aussi les comptes statutaires.
«Jusque-là, les comptes étaient clôturés au 30 septembre et seule une clôture annuelle était programmée. Quant aux comptes statutaires, ils étaient bouclés en janvier,» rapporte le DAF. «Or, l’actionnaire souhaitait avoir une information régulière (et non plus annuelle), indispensable au management pour piloter les diverses activités en temps réel. D’où la nécessité d’un outil de reporting. Si les décideurs disposaient bien d’une information sur le chiffre d’affaires, ils n’avaient aucune visibilité comptable, et aucune comptabilité analytique globale.»
Côté budgétaire, la situation était, là aussi, perfectible. «Il existait bien quelques tableurs Excel pour suivre l’activité, mais pas réellement de démarche budgétaire globale, et rien d’homogène qui aurait permis de consolider ces quelques feuilles Excel,» ajoute-t-il. Une situation encore très répandue dans les PME/PMI…
Le projet est donc lancé début 2018, et la société fait appel au cabinet de consulting EY pour amener à la définition du reporting et des indicateurs clés (KPI, ou key performance indicators) spécifiques à chaque activité (pôles): P&L (Profit and Loss, ou compte des pertes et profits), trésorerie, etc.
La mission consiste également à rédiger un cahier des charges à partir de l’analyse des outils en place et des besoins et attentes de l’entreprise. Parmi les besoins impérieux: l’obtention simple d’une information globale avec possibilité de zoomer sur plusieurs niveaux de détail.
«Nous souhaitions que la consolidation, réalisée de façon externalisée sous SAP/BFC (SAP BusinessObjects Financial Consolidation), soit accessible via le même outil de reporting/consolidation afin d’éviter les multiples réconciliations, très chronophages. Une fois les comptes sociaux chargés, il fallait qu’il soit possible de produire le reporting et d’obtenir une vision consolidée des comptes. Objectif: utiliser un outil unique pour accéder à toutes informations unifiées et fiables,» se souvient Marc Baudemont. «Nous exigions une solution SaaS (en mode cloud), car nos équipes sont réparties dans différents pôles et sur divers sites.»
Edmond de Rothschild Heritage choisit CCH Tagetik de Wolters Kluwer
Fin 2018, le choix de la solution CCH Tagetik de Wolters Kluwer est acté, et Edmond de Rothschild Heritage planifie le déploiement de la solution sur le premier semestre 2019.
«Plusieurs raisons nous ont amenés à choisir CCH Tagetik,» argumente le responsable financier. «Avant tout, le reporting est très “user friendly” avec une ergonomie et un aspect visuel séduisants. De plus, les équipes de l’éditeur ont préparé une démonstration qui a beaucoup plu aux utilisateurs, avec du drill-down par entité, par comptes… De plus, il reste possible d’utiliser Excel et de charger les informations en une seule fois. Les données dans la solution peuvent être récupérées sous différents formats (PowerPoint, word, PDF…). Non seulement ces documents sont utilisables en mode collaboratif, mais ils sont aussi diffusables de façon automatisée.»
Cette restitution automatisée plait à l’entreprise qui peut mettre à jour automatiquement son reporting (60 slides, sans faire de copier-coller), et idem pour le budget. «Autre atout précieux, une modification directe dans la solution CCH Tagetik est de facto répercutée dans le document PowerPoint,» précise Marc Baudemont. «Les clôtures mensuelles sont réalisées via un workflow dont je peux suivre toutes les étapes et l’avancement pour chacun. Je connais ainsi l’état d’avancement des saisies. Et, surtout, les contrôles sont effectués par nos consultants, sans sur-contrôler en bloquant des processus.»
En décembre 2019, la consolidation des comptes est réalisée en parallèle dans SAP/BFC et dans CCH Tagetik. Pendant l’année, les équipes peaufinent l’application en ajustant ou en ajoutant divers contrôles de réconciliation et autres.
L’ensemble du reporting et la “consolidation statutaire” dans la solution sont en production au 31 décembre 2020.
«Désormais, la consolidation de l’information statutaire est aussi automatisée. Avant, un expert-comptable devait s’assurer que tous les tableaux étaient corrects. Cela nécessitait au minimum 2 jours de vérification. Aujourd’hui, un simple clic suffit pour que l’information soit intégrée et fiable. Le processus est vérifié par nos équipes dès le départ, ce qui assure d’obtenir en une minute des données sans erreur, car sans intervention manuelle,» rapporte le directeur financier.
Une adoption réussie, et plus encore
Ce projet ayant été initié à la demande de la maison mère, on aurait pu craindre une réaction de rejet ou de distance par les utilisateurs.
«Finalement, l’adoption s’est très bien passée,» assure Marc Baudemont. «Certes, il s’agissait bien de favoriser le reporting au service du Groupe. Néanmoins, la solution s’est avérée précieuse aussi pour nos utilisateurs et le management des différents pôles. La contrainte s’est révélée utile puisque le chargement de la balance générale et autres consolidations restent rapides, et le document PowerPoint (généré automatiquement et modifiable) correspond bien aux attentes des managers. Par ailleurs, nous en avons profité pour mettre en place de l’analytique sous CCH Tagetik (afin d’éviter Excel) avec certaines entités.»
Le bilan du projet est très positif comme le confie le décideur: «Les données sont chargées une fois dans un référentiel fiable, que nous exploitons comme prévu. Et la production du reporting est automatisée, ce qui améliore nos analyses et le pilotage de l’activité. Résultat: les financiers deviennent des Business Partners et force de proposition. Le projet va bien au-delà de la communication vers l’actionnaire (demande initiale). Ainsi, le PowerPoint généré en un clic libère du temps, et nos équipes peuvent consacrer plus de temps à l’analyse, aux commentaires (dans les documents) et aux propositions d’amélioration.»
Déjà présente sous Excel dans une vingtaine d’entités, l’analytique a été maintenue au départ. D’autant plus qu’il est difficile de rendre rapidement cohérente de la comptabilité analytique globale sur des activités aussi diverses que l’hôtellerie (hébergement), le vinicole, la vente au détail, etc. En revanche, une approche de consolidation analytique entre entités menant la même activité a été menée.
Accompagner le changement et acculturer
L’arrivée d’un nouvel outil nécessite un accompagnement au changement pour assurer la réussite d tout projet. Edmond de Rothschild Heritage a également confié cette mission à EY avec quelques journées de formation à CCH Tagetik, sur l’utilisation de l’outil et son paramétrage.
«Pour assurer les clôtures à un rythme mensuel, les équipes sont montées en compétences. Cependant, la contrainte est devenue une force. Nous avons uniformisé nos bilans, notre suivi et nos flux de trésorerie,» affirme le DAF. «Et nous pouvons même compléter avec l’ajout de quelques informations pour le P&L. Pas de saisie manuelle pour le P&L ou le bilan de chaque entité, nous avons mis en place un import simple et le plus automatisé possible. Nous puisons dans diverses sources de données: fichiers plats (extraits de divers outils dont Qlik), Excel, etc. Pour quelques chiffres, une saisie peut être réalisée soit sous Excel comme client de Tagetik soit directement dans Tagetik. Et, nous encourageons le développement de plus de reporting afin de poursuivre l’acculturation à la donnée qui génère aussi un gain de temps via l’automatisation. Une démarche que nous menons en personnalisant les projets selon les besoins propres à chaque entité.»
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