En cette période de confinement, la coordination et l’efficacité des personnels en activité nécessitent la gouvernance la plus efficace et créative possible. C’est pourquoi Anaplan, éditeur spécialisé dans la planification dynamique, a décidé de mettre gratuitement sa plate-forme à disposition des organisations impliquées dans la lutte contre le coronavirus. Il s’agissait non seulement d’être en mesure de planifier toutes les actions, mais aussi de pouvoir anticiper grâce à la simulation, à la réorganisation dynamique des équipes et du matériel, etc. En effet, la planification dynamique consiste à ajuster divers paramètres en fonction de l’évolution de l’environnement afin de replanifier, ou encore, dans le cadre de simulations pour mieux anticiper.
Place de l’IT s’est entretenue avec Christophe Bodin, Chief Customer Officer chez Anaplan (un Français vivant à San Francisco), pour évoquer cette initiative.
Au-delà de l’accès gratuit, du temps de cerveau bénévole
Le programme Anaplan Helps a commencé avec la mise à disposition gratuite pendant 90 jours de sa plate-forme à des acteurs impliqués dans la lutte contre le Covid-19: organismes à but non-lucratif, organismes gouvernementaux, fournisseurs de soins de santé, sociétés pharmaceutiques et établissements universitaires.
«Dans un premier temps, nous avons mis gratuitement notre plate-forme de planning connecté à disposition via notre programme Anaplan Helps aux organisations non lucratives aidant à lutter contre cette pandémie. Il s’agissait alors de soutenir les entreprises et les personnes en première ligne pour faciliter les décisions: planning, matériel, répartition, organisation…» rapporte Christophe Bodin. «Très vite, nous avons estimé que cela ne suffisait pas. Parmi les sociétés intéressées par cet accès gratuit (SaaS avec espace de stockage et déploiement des modèles concernés, et formation à leur utilisation), un tiers n’était pas encore nos clients. Chez nos clients, il s’agissait souvent de nouveaux utilisateurs (plus opérationnel, et moins proches de l’informatique) qu’il fallait donc également accompagner. En outre, nous avons vite réalisé que ces personnes avaient autre chose à faire qu’à construire des modules sur la plate-forme Anaplan.»
L’éditeur lance donc un appel à la communauté d’experts de sa plate-forme, plus de 250 Master Anaplaners à travers le monde, pour créer des modèles sous la forme d’un hackathon virtuel (rassemblement de développeurs pendant plusieurs jours d’affilée pour relever un défi de création d’innovation). Qu’ils soient employés par des clients, par des partenaires ou par Anaplan, 53 d’entre eux s’engagent à relever le défi. Du 26 mars au 1er avril, la collaboration entre ces 53 experts répartis sur la planète donnera naissance à 17 modèles (applications) sur la plate-forme, qui ont été définis au départ pour répondre à des besoins liés au coronavirus.
«Ces 17 modèles couvrent différents besoins, identifiés en phase amont de brainstorming: capacité planning, workflow management, gestion des besoins (personnel, lit, protections…), chaîne d’approvisionnement et variation (équipements de protection personnelle), risques financiers liés à l’épidémie…,» précise Christophe Bodin.
17 modèles opérationnels pour divers usages
Parmi les 17 modèles (listés et décrits ici ), Place de l’IT en a retenu plusieurs qui représentent les types des applications proposées.
Suivi de la pandémie: ESCoRT ou Emergency Supply Chain Response Tracker (intégration de multiples sources pour centraliser la gestion de la chaîne d’approvisionnement des établissements de santé: équipements, fournitures, personnel…); Covid-19 Outbreak & Recovery Management (graphiques consolidant des données pour présenter l’évolution de l’épidémie par pays, par région, par ville… incluant du prédictif); Data Hub Covid-19 (agrégation de différentes sources de données publiques sur le Covid-19 pouvant être utilisé pour des rapports ou de la modélisation).
Gestion des établissements de santé: Hospital Staffing (affectation des effectifs médicaux, des horaires hebdomadaires, des disponibilités…), Regional PPE Consolidation (gestion de l’attribution et de l’utilisation des équipements de protection individuelle – EPI, PPE en anglais- pour les établissements de santé), Hospital Resource Planning (prévision du nombre de lits et équipements hospitaliers nécessaires dans chaque hôpital d’un pays).
Optimisation des coûts logistiques: Freight Calculator (optimisation de l’utilisation et des coûts du fret -containers, palettes, etc.), Inventory Shortage Planning (anticiper les pénuries pour les banques alimentaires, les refuges, les hôpitaux…).
Financement professionnel ou personnel: Restaurant Continuity Planning (anticiper les pertes et simuler la transformation de type “repas à livrer” pour mesurer les impacts), Refinancing Calculator (calculatrice évaluant les économies réalisables sur les emprunts en cours grâce aux taux bas proposés).
Accompagner les utilisateurs pour aller plus vite
«Nous avons également trouvé de nombreux volontaires pour accompagner les prospects et les clients souhaitant utiliser la plate-forme avec ses modèles gratuits,» se réjouit Christophe Bodin. «Toujours dans un souci d’efficacité, il s’agit d’accompagner ces organisations afin qu’elle puisse personnaliser ses modèles et prendre en main les applications sur la plate-forme. Ainsi, tout ce travail est disponible en quelques heures auprès d’utilisateurs totalement opérationnels.»
Certes, Anaplan a réussi à démontrer l’agilité et l’efficacité de sa plate-forme. Toutefois, elle avait déjà réalisé ce type d’exercice en 2016 lors d’un hackathon organisé avec des étudiants en informatique chargée de réaliser une maquette simulant une chaîne d’approvisionnement connecté pour Louis Vuitton. Un franc succès déjà à l’époque.
«La rapidité de cette conception d’application permet de répondre à des besoins quasi instantanés. Et je suis positivement étonné que les 53 experts aient pu obtenir 17 modèles opérationnels en cinq jours, alors qu’ils venaient de pays différents et parlaient des langues maternelles différentes,» résume Christophe Bodin. «Par ailleurs, nous enregistrons également des demandes d’optimisation sur les call-centers et les services internes de la part de nos clients. En effet, lorsque les déplacements sont limités, les canaux électroniques deviennent vite surchargés. Cela provoque évidemment quelques problèmes dans les call-centers surtout avec du personnel lui aussi confiné, ou partiellement confiné. Les entreprises enregistrent plus d’appels téléphoniques, plus de SMS, plus e-mail… Et, avec du personnel décentralisé, elles ont besoin d’un meilleur contrôle des entrants et des sortants, quel que soit leur secteur économique. Là encore, il s’agit d’anticiper et de mobiliser les ressources en cas de besoin, alors que les employés ne sont pas forcément bien équipés à la maison. De purs problèmes de planification dynamique, là encore.»
