lundi , 8 mars 2021
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Saur exfiltre son suivi budgétaire des eaux troubles d’Excel vers Anaplan

Afin de piloter son budget et sa performance financière avec des données fiables et des processus automatisés, le groupe Saur a opté pour Anaplan.

Groupe français spécialiste de la gestion des services de l’eau, Saur (Société d’aménagement urbain et rural) accompagne les collectivités locales et les industriels dans leurs projets d’aménagements liés à̀ l’eau (ingénierie, travaux, exploitation). Il mène ses activités en France et à l’international: Arabie saoudite, Chypre, Colombie, Ecosse, Espagne, Italie, Pays-Bas, Pologne. En 2020, Saur comptait 8300 collaborateurs au service de 12 millions d’habitants et de 7000 collectivités, pour un chiffre d’affaires de 1,3 milliard de dollars.
La transformation digitale de ses Centres de Pilotage opérationnel (voir illustration) amorcée dès 2014 se propage aux autres systèmes d’information du Groupe.
Dans le cadre de ces évolutions, une réflexion est menée en 2019, donnant naissance à deux projets: l’élaboration et le pilotage budgétaire, et le pilotage de la performance financière.

Ludovic Kessler-Faucon, directeur SI et Digital des fonctions supports chez Saur
Ludovic Kessler-Faucon, directeur SI et Digital des fonctions supports chez Saur

Des budgets mieux suivis et consolidés, avec moins de travail

«Initialement, l’élaboration et le pilotage budgétaires s’effectuaient sur des tableurs Excel, très appréciés des contrôleurs de gestion,» explique Ludovic Kessler-Faucon, directeur SI et Digital des fonctions supports chez Saur (finances, ressources humaines, logistique, achats, juridique, collaboration et communication). «Chaque responsable de secteur gérait son budget sous Excel. Lors des actualisations/consolidations, les tableurs étaient remontés à l’agence, puis transmis à la direction régionale et enfin à la direction générale. Cette organisation ”Bottom-Up” rendait ces opérations longues et fastidieuses, sans parler des erreurs de saisie et de transmission. Et ce processus peu sécurisé ouvrait aussi une brèche de sécurité.»
L’entreprise s’est mise en quête d’une solution permettant d’automatiser ces tâches, de les accélérer et de fiabiliser les données. L’objectif consistait à centraliser l’information en un lieu maîtrisé et accessible aux personnes habilitées. Le projet concernait un peu plus de 50 contrôleurs de gestion, 25 directeurs régionaux, et la direction générale.

Les données de capteurs, senseurs, opérateurs sur le terrain… sont envoyées en temps réel aux Centres de Pilotage Opérationnel de Saur qui supervise tout 24h/24,
Les données de capteurs, senseurs, opérateurs sur le terrain… sont envoyées en temps réel aux Centres de Pilotage Opérationnel de Saur qui supervise tout 24h/24,

Mesurer la performance financière pour savoir où va le navire

Le second projet stratégique -à mener en parallèle- concernait le suivi de la performance financière.
Saur gère plus de 20 000 contrats pour des collectivités (villes, communautés de communes, etc.) via des délégations de service public: production et distribution d’eau potable, assainissement, etc. Or, il est très difficile de mesurer la performance financière rattachée à ce type de contrats.
«Traditionnellement, les contrats étaient signés pour 20 à 30 ans pour l’exploitation globale du réseau d’eau. Aujourd’hui, la durée des contrats varie entre 7 et 10 ans et ils peuvent ne porter que sur une partie des prestations (production, distribution, assainissement…),» analyse Ludovic Kessler-Faucon. «Il s’agit de savoir si les engagements de chaque contrat sont respectés, si ce dernier est rentable et si l’on peut l’optimiser. Encore faut-il disposer de mesures fiables, afin d’en assurer le suivi et de négocier au plus juste lors du renouvellement. D’où la nécessité de disposer d’indicateurs de performance, exigés par les collectivités pour réaliser leurs comparaisons en fin de contrat.»
Cette phase du projet, qui donnera naissance à une application inédite, concernait plus de 200 utilisateurs, dont les agents de terrain, les chefs de secteur et les directions régionales et générale.

Nell’Armonia à la manœuvre avec le SaaS d’Anaplan

Au cours de l’été 2019, après un appel d’offres, le Groupe Saur opte pour le SaaS d’Anaplan et le prestataire Nell’Armonia.
«Nous avons préféré Anaplan, car nous recherchions un “cloud natif” récent, afin d’éviter d’être entravé par l’historique d’un logiciel,» confie le responsable des SI supports. «De plus, Anaplan correspondait mieux à nos attentes aux niveaux fonctionnel et technologique.»
Le projet portant sur la performance financière des contrats se déroule de septembre 2019 à juin 2020. Quant au projet budgétaire, il débute en mars 2020 avec livraison du premier lot en juin 2020, et du second en novembre. Fin 2020, l’ensemble doit être opérationnel. «La solution budgétaire devait être prête pour juin 2020 afin d’effectuer des saisies, pour que la planification financière soit mise en place entre octobre et décembre,» souligne Ludovic Kessler-Faucon.
Deux équipes de projets sont constituées incluant les contrôleurs budgétaires et autres collaborateurs de la direction financière, de membres de la DSI, et l’équipe de Nell’Armonia.
La solution est développée par prototypages évolutifs jusqu’à l’application finale. L’aspect fonctionnel est pris en charge par la direction financière et la DSI, sous la conduite des spécialistes du prestataire, qui assurent le transfert de compétences et l’accompagnement des collaborateurs de la société.
Le prestataire prend également en charge les aspects plus techniques comme l’interfaçage avec l’ERP, en lien avec les informaticiens de Saur.

Le Centre de Pilotage Opérationnel de Marne la Vallée
Le Centre de Pilotage Opérationnel de Marne la Vallée

Un budget plus clair et un suivi automatisé

Pour les applications budgétaires, les processus seront optimisés en s’inspirant des bonnes pratiques proposées par Anaplan. «La direction financière est intervenue comme maîtrise d’ouvrage pour la conception des règles et des écrans, tandis que la DSI a veillé à coller au plus près aux standards définis dans la solution. À chaque étape, les tests réalisés par les contrôleurs de gestion ont amené à des modifications, testées à leur tour…» détaille le responsable des projets. «Des formations à l’application Anaplan ont été dispensées par groupes de 10 personnes, et nous avons déployé Microsoft Teams pour assurer le suivi du projet et la communication avec les utilisateurs.»
Le budget 2019 sous Excel est actualisé sous Anaplan en 2020 sans problème, après récupération d’éléments dans l’ERP (aujourd’hui automatisée). Un travail de normalisation des données Excel avait déjà été mené quelques mois avant le projet.
La réussite de ce premier volet était primordiale, car le projet de pilotage budgétaire (reporting, comparaison, optimisation…) repose sur le même socle d’information.
Au final, la réussite et la satisfaction sont au rendez-vous, comme le confirme Ludovic Kessler-Faucon: «Les utilisateurs se sont approprié Anaplan. Ils ont vraiment apprécié les gains importants en temps et en fiabilité. Cela leur a permis de dégager du temps pour l’allouer à d’autres priorités.»

Une nouvelle application pour la performance financière des contrats

La gestion des contrats étant une nouvelle application dans Anaplan ne nécessitait aucune reprise de données. Cependant, il fallait l’interfacer avec des applications de l’informatique opérationnelle pour récupérer des indicateurs techniques. «Cela nécessitait de définir des règles afin de mettre en place un calcul des coûts. Or, ce type d’opération s’avère très complexe dans le domaine de l’eau,» assure le directeur des SI supports.
L’adoption d’une nouvelle application s’avère souvent plus délicate que l’amélioration d’un existant. Ce qui était le cas de l’application de performance financière. «L’adoption a en effet nécessité un peu plus de temps et d’accompagnement,» reconnait Ludovic Kessler-Faucon. «Si son déploiement a semblé naturel aux managers, une conduite du changement s’imposait auprès des opérationnels afin qu’ils s’approprient réellement l’application.»
Finalement, le projet s’est bien passé et les utilisateurs apprécient de disposer d’informations fiables et d’indicateurs en temps réel, sans avoir à manipuler divers tableurs avec des résultats plus ou moins aléatoires. De plus, les deux projets s’inscrivent dans une transformation digitale globale, dont les employés mesurent combien elle peut être bénéfique à la productivité et au confort d’utilisation.
Ludovic Kessler-Faucon tire un enseignement majeur de ces deux projets: «Anaplan est une solution robuste et puissante qui permet d’améliorer et d’optimiser en continu les processus. En revanche, sur un nouveau projet il faut absolument éviter de reproduire dans Anaplan tout le bazar qui pouvait exister dans Excel. Au contraire, il faut en profiter pour simplifier et structurer les processus. D’ailleurs, la facturation à la cellule pratiquée par l’éditeur encourage fortement à travailler en ce sens. Et c’est très bien ainsi!»

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