samedi , 27 novembre 2021

Accompagnée de Beyond Plans, La France Mutualiste pilote ses budgets et ses effectifs avec Anaplan.

Engagements, notes de frais, budgets, ventilation, pilotage RH… Florian Boursier, responsable du contrôle de gestion chez La France Mutualiste explique comment il a fiabilisé et accéléré tous ces processus.
Florian Boursier, responsable contrôle de gestion et du pilotage et achats chez La France Mutualiste
Florian Boursier, responsable contrôle de gestion et du pilotage et achats chez La France Mutualiste

En 1891, le dentiste Léon Guillot crée La Boule de Neige, société philanthropique et humanitaire de retraite pour soutenir les familles avec la mutualisation des retraites. La mutuelle devient La France Mutualiste en 1925 et se voit confier la gestion de la Retraite Mutualiste du Combattant, qui assure une retraite surcomplémentaires aux anciens combattants, victimes de guerre et militaires en opération extérieures (avec participation de l’Etat).
L’organisation 100% indépendante rachète Média Courtage en 2017 afin de proposer du conseil mutualiste en assurance et en épargne. Suite à cette acquisition, elle complète son activité avec une offre d’assurances auto, habitation, emprunteur, santé et prévoyance en 2018 (via sa filiale Media Courtage). Et sa nouvelle distribution multicanal offre la possibilité de contracter en ligne certaines assurances via le Web et des bornes interactives dans les agences.
Aujourd’hui, La France Mutualiste compte 288 000 adhérents/clients pour 345 000 contrats gérés totalisant plus de 10,2 milliards d’euros d’actifs et un chiffre d’affaires aux alentours de 350 millions d’euros pour 500 salariés répartis entre le siège et ses 60 agences.
Recruté en 2018 chez La France Mutualiste comme responsable contrôle de gestion et du pilotage et achats, Florian Boursier arrive alors que se met en place le plan stratégique Horizon 2022 (initié mi 2017). Il se voit alors confier la partie concernant le contrôle de gestion afin de transformer cette fonction en un outil à même d’accompagner la direction générale dans ses prises de décisions stratégiques sur tous les métiers de l’organisation.

La Boule de Neige donne naissance à La France Mutualiste en 1925
La Boule de Neige donne naissance à La France Mutualiste en 1925

Anaplan et Beyond Plans pour entrer dans l’ère numérique

En 2018, la compagnie initie le passage en revue de son organisation, de ses processus et de ses outils. «À l’époque, le contrôle de gestion s’appuyait exclusivement sur des tableurs Excel qui ne procuraient qu’une vision comptable de l’activité,» rapporte Florian Boursier, responsable contrôle de gestion chez La France Mutualiste. «Les feuilles Excel recouraient à des macros n’apportant aucune visibilité sur les engagements futurs. Les engagements de dépenses futures et les notes de frais étaient gérés sur papier. Or, un outil numérique s’imposait.»
Après appel d’offres et étude de solutions, trois d’entre elles arrivent short-list. «A l’issue de notre processus d’évaluation interne, nous avons opté pour Anaplan, car la solution est intuitive et conviviale. Et elle confère une réelle autonomie aux utilisateurs. Or, cet aspect faisait partie de nos critères primordiaux: ne pas avoir à recourir à un expert informatique pour faire évoluer les modèles selon nos besoins ou modifier les paramètres courants de l’application,» explique Florian Boursier. «Par ailleurs, la solution était déjà connue et utilisée par des entreprises de notre secteur (Axa, La Mutuelle Générale…) avec qui nous avons pris contact, et qui nous ont fait des retours très positifs sur son utilisation au quotidien.»
Pour l’accompagner dans ses projets avec Anaplan, La France Mutualiste fait confiance à Beyond Plans, intégrateur français spécialisé sur les solutions Anaplan et comptant une vingtaine de collaborateurs. «Nous avons apprécié sa structure à taille humaine, sa spécialisation et la grande réactivité de ses équipes,» souligne le responsable du contrôle de gestion. «La France Mutualiste est une ETI [entreprise de taille intermédiaire], et nous savions qu’en choisissant un intégrateur proche de nous, nous serions mieux considérés et mieux compris. Nous voulions de spécialistes impliqués, et capables de suivre nos demandes au quotidien. Et c’est précisément ce que nous avons obtenu avec Beyond Plans.»

La méthodologie choisie par Beyond Plans et La France Mutualiste
La méthodologie choisie par Beyond Plans et La France Mutualiste

Automatiser le pilotage des frais et simplifier l’élaboration budgétaire

Une fois le choix arrêté en mars 2019, le premier chantier lancé concerne la mise en place d’un modèle de pilotage des frais généraux et des engagements de dépenses. La réalisation avec Anaplan commence en juin 2019. Le projet concerne 40 utilisateurs, essentiellement des collaborateurs du contrôle de gestion ainsi que tous les métiers qui consultent ou élaborent des budgets en alimentant Anaplan.
«Grâce à une approche agile, nous avons co-construit le modèle avec les consultants de Beyond Plans. Et au fur et à mesure de la constitution du modèle, nous pouvons voir en temps réel l’avancée de la conception du modèle. Cette vision/restitution de nos demandes nous permet d’affiner le modèle au fur et à mesure en fonction de nos besoins. Le modèle peut être adapté au fil de l’eau, sans avoir à attendre plusieurs mois,» précise Florian Boursier.
Il s’agissait d’automatiser les traitements récurrents concernant les engagements de dépenses et les écritures comptables, à savoir la collecte des données et la production des reportings. L’information est collectée en temps réel à partir de plusieurs sources de données (outils comptables, outils d’engagement de dépenses) afin d’être restituée sous forme de rapports analytiques dynamiques et faciles à lire pour tous les utilisateurs internes. Ce premier chantier rencontre un vif succès, comme le confirme le responsable du contrôle de gestion: «Grâce à Anaplan, nous mettons à jour les données comptables mensuellement, et les informations d’engagement dépensent de dépenses de façon hebdomadaire. Et nous pouvons restituer une vision instantanée de la consommation des budgets à chaque direction.»
Le deuxième chantier concerne la numérisation du processus de pilotage budgétaire (élaboration budgétaire et planification). «Notre objectif visait à réduire les délais et à alléger l’effort associé à l’élaboration des budgets. Avant, chaque direction réalisait ce travail sous Excel, en compilant divers fichiers à de multiples formats et autres. Nous souhaitions donc que chacun complète son propre budget dans un outil commun se souvient Florian Boursier. «Nous voulions aussi que chacun puisse bénéficier de l’ensemble des éléments du dialogue budgétaire (hypothèses et inducteurs sous-jacents aux demandes de budget) enregistrés et auditables dans Anaplan. Cela permet d’affiner les prévisions en fonction de ce qui évolue. Ainsi, si la direction générale avait un besoin de 200 000 euros qui se transforment en 300 000 euros, il est possible de voir en détail les hypothèses et leurs évolutions pour en mesurer tous les impacts (jours/hommes, type de prestation…). Anaplan permet une élaboration collaborative et dynamique du budget. Et, lors des conférences budgétaires, chaque direction présente ses budgets de façon homogène et l’arbitrage est encore facilité par la granularité de chaque budget.»
Troisième chantier de ce premier lot, le modèle de répartition analytique des frais généraux permet de respecter les obligations légales de répartition des frais par destination (acquisition, administration, gestion des sinistres, placements mobiliers et immobiliers et autres charges techniques et non techniques) et par produit. Ainsi, La France Mutualiste pilote mieux les données du réel et modélise plus efficacement le prévisionnel.
«Auparavant, la ventilation était réalisée via un modèle spécifique développé dans notre logiciel comptable qui n’apportait qu’une vision du réalisé. En outre, ce développement spécifique n’était plus maintenu et les développeurs ne faisaient plus partie de la société, rendant impossible toute évolution,» confie le responsable du contrôle de gestion. «La puissance du moteur de calcul d’Anaplan a permis de réduire fortement le délai nécessaire au processus de ventilation des frais généraux, passant de trois heures à une seconde. Et nous pouvons désormais réaliser de multiples simulations en modifiant simplement les hypothèses du modèle avec un impact/résultat immédiat.»

Aurélia Scheck, directrice commerciale chez Beyond Plans
Aurélia Scheck, directrice commerciale chez Beyond Plans

Une méthodologie agile, sans hésiter!

Pour mener à bien ces projets, La France Mutualiste a constitué des équipes enrôlant des contrôleurs de gestion, des consultants Beyond Plans et des utilisateurs métier.
Côté formation, la co-construction des modèles sous Anaplan a permis un transfert de compétences dans le temps, et de façon concrète.
«Cette approche s’est révélée primordiale,» répète Florian Boursier. «Notre réflexion a mûri pendant le projet. Et Anaplan nous permet de réajuster les modèles pendant cette co-construction, ce qui évite d’entrer dans des cycles rigides de conception du cahier des charges/soumission à un partenaire avec validation avec les utilisateurs sur plusieurs semaines ou mois après. Nous étions assis aux côtés des spécialistes de Beyond Plans, et pouvions tester les résultats en temps réel
Tandis que les entreprises cherchent à réduire les temps de développement et de mise à jour des applications pour favoriser l’agilité des équipes, la méthodologie dans la conduite des projets s’avère startégique. Il s’agit alors de choisir la méthode la plus adaptée, comme l’explique Aurélia Scheck, directrice commerciale chez Beyond Plans: «L’entreprise peut opter pour un outil clé en main, intégrant les meilleures pratiques préconisées par l’éditeur (Model builders), ou les équipes métier s’appuient sur les conseils des Solution Architects concernant les choix d’architecture et de modélisation pour une réalisation partagée et une autonomie complète. Avec La France Mutualiste, nous avons choisi la troisième solution (Project Management) ou les Solution Architects accompagnent l’équipe projet en suivant la Méthode Agile afin de cadrer le besoin, piloter les Sprints, suivre les phases de testing et sécuriser le déploiement final. Dans ce cas de figure, il s’agit de co-construction permettant le transfert de compétences au fur et à mesure du projet.»
Le succès repose aussi sur l’implication des utilisateurs finaux de l’application, ce que les protagonistes du projet savaient pertinemment. «Nous avons sollicité deux personnes des métiers pour participer aux restitutions et à la sensibilisation. L’accueil a été très favorable, car il a fortement simplifié la vie de chacun et générer des gains de temps et d’efficacité appréciables. Les utilisateurs apprécient l’ergonomie et la simplicité ainsi que la facilité prise en main. La consultation et l’alimentation d’Anaplan sont très simples. En une heure, les utilisateurs s’approprient la solution,» s’étonne encore Florian Boursier. «Pour favoriser cette simplicité, nous avons pris le parti de conserver le format de saisie et d’affichage tabulaire. Même si l’on utilise des tableaux en cascade pour les hypothèses et les graphiques.»

Effet boule de neige pour l’ex-Boule de Neige

Ces trois premiers chantiers ont été mis en production sur 4 à 5 mois (juin à octobre et août au ralenti) avec succès. Les utilisateurs métier étant satisfaits, La France Mutualiste décide de lancer un deuxième lot en 2020: un modèle de pilotage des effectifs et de la masse salariale. «Nous avions également la volonté de développer un maximum de choses sous Anaplan afin d’obtenir un retour sur investissement plus rapide de la solution,» reconnaît le responsable du contrôle de gestion. «En effet, ce second modèle n’a pas généré de coût de licences supplémentaire.»
Avant Anaplan, les processus de prévision des effectifs et de la masse salariale étaient intégralement réalisés manuellement sous Excel. Complexe et chronophage, avec un fort risque d’incohérences ou d’erreurs. Et avec une sécurité toute relative pour ce type de données sensibles. «Avec Anaplan, ces processus sont automatisés et l’ensemble des directions accède à l’outil en toute sécurité. La projection des effectifs et la valorisation de la masse salariale sont réalisées en visions annuelle et pluriannuelle, selon les hypothèses que nous utilisons. Et nous disposons d’un jeu de “Rolling Forecast” automatisé [prévision glissante sur une période donnée, pas forcément sur un exercice complet ou la fin de l’année] et actualisé mensuellement en fonction de la mise à jour des données du réalisé,» précise Florian Boursier.
Tous les mois, la paie issue de l’application de paie et le suivi des effectifs (présence et absence de collaborateurs) sont chargés dans le modèle. Ce qui permet par exemple à l’organisation de suivre un indicateur sur les ”ETP productif”, très utile pour mesurer la productivité des opérationnels de La France Mutualiste.
«Cette industrialisation nous a permis de gagner en temps et en finesse de projection de la masse salariale. Désormais le modèle est conçu avec une maille très fine composée de plus de 50 niveaux de granularité, autorisant plus de précision et de fiabilité dans le pilotage de la masse salariale,» s’enthousiasme Florian Boursier. «Grâce à la méthodologie agile, il est possible d’embarquer au plus tôt les utilisateurs finaux afin de garantir une adéquation du modèle au besoin réel via des ateliers de co-construction. La démarche favorise également leur adhésion à l’outil. Attention néanmoins à bien choisir son intégrateur, car il joue un rôle primordial dans la cour création et le transfert de compétences. Il est indispensable de faire confiance à une équipe à l’écoute, et agile.»
Aujourd’hui, les équipes de La France Mutualiste sont totalement indépendantes sur Anaplan, mais peuvent éventuellement faire appel à Beyond Plans pour concevoir de nouveaux modèles.
Le succès des modèles déployés fait des émules, et de nombreuses idées émergent chaque jour pour créer de nouvelles applications: pilotage du compte de résultat technique, workforce planning incluant Interim et CDD, etc. Le succès des uns dynamise la créativité des autres.

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